Privacy

Privacyverklaring

De Privacyverklaring van Visma | Yaarwerk helpt u om te begrijpen welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we deze verzamelen, hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn gegevens die u als persoon kunnen identificeren, zoals een e-mailadres, huisadres of telefoonnummer enz.

Welke persoonsgegevens we verwerken

De soorten persoonsgegevens die Visma met betrekking tot u verwerkt, kunnen de volgende zijn:

• Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie
• Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres
• Financiële informatie zoals informatie die verband houdt met facturen
• Content die u geüpload of verstrekt hebt zoals foto’s, opmerkingen, artikelen en video’s
• Bij sollicitaties verstrekte informatie

Voor de in het onderdeel “Waarom we persoonsgegevens verwerken” genoemde doeleinden verwerkt Visma geen gevoelige persoonsgegevens over u.

Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt Visma persoonsgegevens rechtstreeks van u of van andere met onze Klant verbonden personen. Als de Klant waarvoor u werkt producten of diensten van Visma afneemt van een partnerbedrijf van Visma kunnen we informatie over u verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer u websites van Visma gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van uw ervaring van Visma en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over u verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Visma, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

Waarom we persoonsgegevens verwerken

Deze Privacyverklaring van Visma is van toepassing wanneer Visma en de hiermee verbonden ondernemingen (Visma) uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken wanneer u contacten met ons onderhoudt, zoals:

Aankoop en levering

• Faciliteren van klantorders, overeenkomsten, betalingen
• Rechtstreeks aanbieden van diensten aan u, zoals e-learning, webinars en rapporten enz.
• Op verzoek aan Klanten verstrekken van offertes voor producten en diensten
• Aanmaken en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

• Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de Sites van Visma
• Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
• Exploiteren van gebruikerscommunities voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Visma

Beveiliging

• Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen voor en misbruik van de beveiliging, uitvoeren van onderhoud en verwijderen van bugs

Marketing

• Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
• Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevant producten en diensten (profilering)

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Visma als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de Klant. Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst.

Wettelijke grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens

We verwerken gegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen.

Overeenkomst met u

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u. Dit zal doorgaans het geval zijn wanneer u op een vacature bij Visma solliciteert. Het verwerken van uw persoonsgegevens zoals een CV, sollicitatie en referenties is noodzakelijk voor Visma voor het behandelen van sollicitaties van werkzoekenden alvorens met hen in contact te treden.

Uw toestemming

Visma kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming. We vragen u om toestemming voor bijvoorbeeld het aan u sturen van marketingmails in overeenstemming met de wetgeving inzake marketing. Nadat u uw toestemming hebt gegeven, kunt u deze altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

Visma heeft een gerechtvaardigd belang wanneer we uw gegevens verwerken voor marketing-, beveiligings-, ondersteunings- en verbeteringsdoeleinden, of wanneer u handelt als contactpersoon/lead voor onze bestaande en potentiële klanten, waaronder in de klantenservice. Uw persoonsgegevens worden vanuit een zakelijk perspectief op een manier verwerkt waarvan we geloven dat deze niet in strijd is met uw privacyrechten of -vrijheden.

Daarnaast verwerkt Visma gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang wanneer u zich aanmeldt voor een webinar, rapporten of andere content van onze webpagina’s downloadt en gebruik maakt van onze Visma-communities. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het aan u kunnen verstrekken van correcte content, houden van webinars, uitvoeren van marketingactiviteiten en administreren van uw verzoeken (zie onderstaand onderdeel met betrekking tot marketing).

Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Binnen de Visma-Groep

Omdat Visma uit vele verschillende dochterondernemingen bestaat, is het belangrijk voor ons dat we u de best mogelijke integrale ervaring kunnen bieden. Om het overzicht en het inzicht te kunnen houden kan Visma uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven in de Visma- Groep.

Buiten de Visma-Groep

Ook kan Visma uw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

Gebruikerscommunities van Visma

Wanneer u een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Visma of op andere fora op Sites van Visma plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Visma is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of Sites van Visma plaatst.

Zakenpartners

Visma kan uw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties

De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Visma verzoeken. In dergelijke gevallen zal Visma de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen wanneer er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Visma gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Visma een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU gevestigd zijn, zorgt Visma er ten behoeve van u voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

Ga voor informatie over de subverwerkers die we gebruiken voor aan u het verlenen van een Visma-dienst naar ons Visma Trust Center.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Visma verzoeken, met inbegrip van documentatie van wettelijke grondslagen voor bovengenoemde internationale overdrachten. Zie het laatste onderdeel van deze verklaring voor het opnemen van contact met Visma.

Hoe lang uw gegevens bewaard worden

Visma zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we uw persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens zolang bewaard als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat uw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Visma uw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 36 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Visma (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

Wat uw rechten zijn

Basisrechten

U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens door het indienen van een verzoek om een overzicht van de persoonsgegevens die we van u verwerken en u kunt het recht hebben op overdraagbaarheid van gegevens (gegevensportabiliteit). Ook hebt u het recht om Visma te verzoeken om onjuistheden in uw persoonsgegevens te rectificeren. Als u een account bij Visma hebt voor een Site van Visma, kunt u dit meestal doen via het betreffende onderdeel “uw account” of “uw profiel” op de toepasselijke Site of dienst van Visma.

Daarnaast hebt u het recht om, in overeenstemming met dit Privacybeleid of andere voor een dienst specifieke voorwaarden, om verwijdering van uw persoonsgegevens of de beperking van de verwerking te verzoeken en om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij verzoeken u om gebruik te maken van yuki.privacy@visma.com voor het indienen van verzoeken als genoemd in dit onderdeel, of uw verzoek aan het specifieke bedrijf van Visma, zoals onderstaand aangegeven, te richten.

Ten slotte heeft u ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de autoriteiten voor gegevensbescherming.

Recht om u af te melden voor marketingcommunicatie

Wanneer u contacten onderhoudt met Visma, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Visma, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Visma, zal Visma uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Het doel is om u relevante marketingcontent met betrekking tot Visma’s diensten te kunnen verstrekken.

Visma verstrekt relevante op uw voorkeuren gebaseerde content aan u door middel van direct marketing op sociale mediaplatforms, webpagina’s of in een dienst van Visma. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar u op geklikt hebt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt met behulp van technologieën zoals cookies en wordt profileren genoemd.

Visma maakt in overeenstemming met nationale wetgeving inzake marketing gebruik van e-mail voor marketingdoeleinden, echter alleen wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven. Als u toestemming gegeven hebt, zult u altijd de mogelijkheid hebben om zich hiervoor af te melden als hieronder beschreven, of wanneer u een e-mail ontvangt die marketing bevat.

U hebt het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Visma en kunt dit doen door:

(a) de instructies voor afmelding in de relevante marketingcommunicatie te volgen, of

(b) uw voorkeuren in het betreffende onderdeel “account bijwerken” te wijzigen, wanneer u een account bij Visma hebt, of

(c) contact met ons op te nemen door het sturen van een e-mail naar yuki.privacy@visma.com

(d) door gebruik te maken van de toepasselijke tool voor abonnementbeheer

Ook hebt u te allen tijde de mogelijkheid om u door middel van onze cookiemelding aan of af te melden voor cookies op een bepaalde webpagina.

Houd er rekening mee dat zelfs wanneer u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie u nog steeds administratieve mededelingen van Visma kunt ontvangen, zoals opdrachtbevestigingen en noodzakelijke kennisgevingen voor het beheer van uw account of van de aan Klanten verleende diensten.

Wijzigingen

We raden u aan om deze Verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze Verklaring aanbrengen die een materiële wijziging van onze privacypraktijken betekenen, kunnen we u ook met andere middelen hiervan in kennis stellen, zoals door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale mediapagina’s voordat de wijzigingen van kracht worden.

De Privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Privacyraad van Visma. Voor het laatst bijgewerkt op: 2021-01-26.

Hoe contact met ons op kunt nemen

Visma is een Europees bedrijf, met grensoverschrijdende rechtspersonen, bedrijfsprocessen, managementstructuren en technische systemen. Visma levert software en diensten aan particuliere en overheidsbedrijven in Europa. Visma’s hoofdkantoor is gevestigd in Oslo.

Alle belangrijke besluiten met betrekking tot privacy bij Visma worden op bedrijfsniveau genomen door de Gegevensbeschermingsraad van Visma, onder toezicht en voorzitterschap van de Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO). De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is

Visma Group en haar dochterondernemingen

Hoofdkantoor: Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Noorwegen.

Telefoonnummer: +47 46 40 40 00

We stellen uw mening op prijs. Als u opmerkingen of vragen over onze Privacyverklaring hebt of zorgen hebt over uw privacy of een mogelijke inbreuk op uw privacy, stuur deze dan naar Privacy Officer: Freek Vuister, yuki.privacy@visma.com.

We zullen uw verzoeken of klachten vertrouwelijk behandelen. Onze vertegenwoordiger zal contact met u opnemen om in te gaan op uw zorgen en de opties voor het oplossen hiervan uiteen te zetten. We streven ernaar om ervoor te zorgen dat klachten tijdig en op de juiste wijze opgelost worden.